Kalendrisündmused ja videokoosolekud

Kuigi kalender, koosolekud, ülesanded ja nende üle arvestuse pidamine pärinevad pigem ärimaailmast ja on juurdunud sellesse keskkonda vahendina tulemuse effektiivistamiseks. Ei saa me tänapäeval neist töövahenditest enam üle ega ümber, sest ajajuhtimisest ja selle töövahenditest on saanud meie igapäeva lahutamatu osa.

Kuna MS Teams on samuti üks töövahend meeskonnatöö effektiivistamiseks, mille hulka kuuluvad kalender, videokoosolekud ja ülesanded, on aeg vaadelda nende funktsioonide olemust pisut lähemalt.

Selleks, et saaksid Teamsi rakenduses kalendrit kasutada, klõpsa Teamsi vasakpoolses menüüs nupul Kalender

Peale nupuvajutust avatakse sulle kalendri avavaade, mis vaikimisi vaatena näitab sinu kalenderplaani terve nädala lõikes. Kalendri avavaade võimaldab järgnevaid toiminguid:

  • Muuta vaadeldavat nädalat või päeva
  • Muuta vaade kas päeva, nädala või töönädala põhiseks
  • Luua virtuaalset koosolekut, mis toimub kohe nüüd ja praegu nn. välkkoosolek
  • Ajastatada koosolek
  • Luua otseendastussündmus (nt. virtuaalne klassiõhtu, virtuaalne aktus, virtuaalne seminar, vms.) NB! Vajab O365 A3 litsentsi

Välkkoosolek on koosoleku loomiseks kõige kiirem viis ja on mõeldud selleks, et saaksid luua koosoleku ilma kalendrisündmust loomata. Nupul vajutades avatakse sinu jaoks virtuaalne koosolekuruum, kuhu saad osalejad ise kohale kutsuda. See koosoleku loomise funktsioon on kiireim viis nüüd ja praegu toimuva koosoleku kokkukutsumiseks. Tavapraktikas kasutatakse seda meedet inimestega, kes töötavad sinuga samas organisatsioonis.

Välkkoosoleku käivitamisel kuvatakse sinu jaoks esmalt aken milles tuleb sul määrata koosoleku heli- ja videosätted

Klõpsates nupul Liitu kohe, avatakse virtuaalne koosolekuruum, millesesse saad inimesi kutsuma hakata.

Ajasta koosolek on koosoleku loomise funktsioon, mis on mõeldud tulevikus toimuvate koosolekute planeerimiseks. Selleks, et saaksid koosolekut planeerima hakata, klõpsa kalendri ülemises paremas nurgas nupul Uus Koosolek

Avanevas aknas sisesta alljärgnevad koosoleku detailid:

  • Lisa pealkiri lahtris sisesta koosoleku pealkiri, mille abil leiad oma sündmuse kalendrist hiljem üles
  • Lisa nõutavad osalejad lahtris sisesta osalejad, kelle soovid koosolekule kutsuda. NB! koolis õppivate õpilaste või õpetajate kutsusmiseks piisab siin lahtris nende nimede sisestamisest. Organisatsioonist väljapool õppivate õpilaste või õpetajate kutsumiseks sisesta siin lahtris nende e-maili aadress.
  • Kuupäeva ja kellaaja lahtrites saad määrata koosoleku alguse ja lõpu kuupäevad ja kellaajad
  • Ei kordu lahtris saad sisestada ajagraafiku, kui soovid samade detailidega koosoleku muuta regulaarseks st. siin lahtris valikuid muutes on sul võimalik kopeerida koosoleku kutset oma kalendris mitmele päeval, kui valid siin lahtris, et koosolek peaks toimuma Iga nädal
  • Lisa kanal lahtris saad kiirvalikuna määrata ka Teamsi virtuaalse klassiruumi (töörühma), mille õpilased kutsutakse automaatselt koosolekule
  • Lisa asukoht lahtris siseesta aadress või ruum, kui soovid koosoleku korraldada füüsilises ruumis
  • Sisesta selle uue koosoleku üksikasjad lahtris sisesta koosoleku detailid, mida soovid koosoleku selgitamiseks juurde panna (nt. päevakava, asukoha täpsem selgitus, koosoleku ettevalmistamiseks vajalikud detailid

Kui oled kõik vajalikud koosoleku detailid vormile sisestanud, klõpsa nupul Saada

Kui koosoleku aeg kätte jõuab ja soovid sellega koosolekuga seotud virtuaalse koosolekuruumi avada, klõpsa esmalt kalendris toimuva koosoleku pealkirjal ja seejärel vajuta nupul Liitu

Ajastatud koosolekuga liitumisel kuvatakse sinu jaoks esmalt aken milles tuleb sul määrata koosoleku heli- ja videosätted

Peale helisätete määramist, avatakse sinu jaoks virtuaalne koosolekuruum. Kui koosolekuga liituvad õpilased või koolis mitte töötavad isikud, kuvatakse sulle tavaliselt liituvate isikute puhul teade “Kutsutu nimi” ootab ooteruumis. Selleks, et saaksid nendega rääkida, pead klõpsama nupul Võta vastu