Videokoosolekute korraldamine MS Teams rakenduses ei ole iseenesest keeruline, kuid hõlmab endas mõningaid nüansse, mida koosoleku korraldaja peaks teadma.
Käesolevas peatükis vaatleme veidike lähemalt, millistel viisidel on võimalik videokoosolek püsti panna, millised seadistusi võimaldab koosolek enne koosoleku alustamist ja milline on videokoosoleku hea tava. Täiendavalt vaatleme ka võimalusi, mida MS Teams pakub grupitööde korraldamiseks.
MS Teams keskkonnas on võimalik planeerida videokoosolekuid kahes kohas:
Kalendris, see on parim koht videokoosolekute planeerimiseks, kui oled korraldamas koosolekuid töörühmadele, üksikutele kolleegidele ja ka organisatsiooni välistele kasutajatele. Samuti on kalender lihtsaim ajaplaneerimise tööriist, kui oled harjunud kasutama Outlooki teenust
Töörühma ja kanali postituste vaates. See on lihtsaim asukoht, kui sinu töö eeldab meeskonnapõhist koostööd ja pead korraldama videokoosolekuid töörühmadele.
Kui õppeasutuses on kasutuses õpihalduskeskkond (nt. Moodle, E-Kool või Stuudium), on parim asukoht videokoosolekute planeerimiseks Teamsi kalender, sest kalendri kaudu on võimalik genereerida ka koosoleku link, mida siis õpihalduskeskkonda postitada. Miinuseks selle lahenduse juures on see, et koosoleku lingi genereerimiseks vajad personaalset töörühma. Kui sul personaalset töörühma pole, siis ei genereeri Teams sinu jaoks virtuaalset koosolekuruumi ja sellega seonduvat linki, mida saaksid õpihalduskeskkonda postitada.
Uue videokoosoleku loomiseks klõpsa avanevas vaates nupul Uus koosolek
Järgnevas aknas saad sisestada vajalikud koosoleku detailid. Kohustuslikeks väljadeks selles vaates on vaid koosoleku pealkiri, koosoleku algus, koosoleku lõpp ja lisa kanal
Koosoleku detailide sisestamise järgselt klõpsa nupul Saada
Kui koosoleku kutse on kalendrisse loodud, saad määrata täiendavad koosolekusuvandid, milleks on:
Ooteruumist möödujad – Ooteruum on virtuaalne puhkeruum, mis võtab õpilased vastu siis, kui nad koosolekuga peaksid liituma koosoleku ajast varem. Vaikimisi peab õpetaja kõik õpilased koosolekuga liitumiseks kinnitama. Enne kinnitamist ei saa õpilased koosolekuruumis kellegagi juttu rääkida.
Teavitused, mis tekivad siis kui keegi koosolekuga liitub või lahkub – See seadistus kuvab koosoleku ajal lühisõnumeid, kui keegi koosolekuga liitub või lahkub.
Kes saavad sisu esitada. Sisu esitamine koosolekul on säte, mis lubab kõigil osalejatel koosolekul oma ekraani jagada, powerpointi esitleda ja vaigistada mikrofoni. Kui soovid, et keegi sind koosoleku ajal ei segaks ja ei võtaks sinu ekraani jagamist üle, tuleks seda sätet muuta
Kes saavad tühistada mikrofoni vaigistuse – See seadistus annab sulle võimaluse kõikide osalejate mikrofonid välja lülitada ja koosoleku korraldajana saad anda rääkijale ise õiguse.
Koosoleku suvandite määramiseks tuleb sul esmalt koosoleku kutset redigeerida, mida saad teha kalendris, kui klõpsad hiirega koosoleku pealkirjal ja seejärel klõpsad avanevas hüpikaknas nupul Redigeeri
Koosoleku redigeerimisakna avamisel saab määrata koosolekusuvandeid klõpsates nupul Koosolekusuvandid
Koosoleku lingi saad kopeerida samuti kooesoleku redigeerimisaknas, klõpsates koosoleku kirjelduses oleval sõnal Koosolekuga liitumiseks klõpsa siinparempoolset hiirenuppu ja seejärel klõpsates nupul Kopeeri Link
Peale koosoleku loomist kalendrisse on koosoleku korraldajal võimalus lisada videokoosolekule veel täiendavaid elemente, mis teeksid koosoleku ettevalmistuse rikkalikumaks.
Lisatavatest elementidest vaatame lähemalt seda, kuidas koosoleku korraldaja saab ettevalmistuse ajal lisada kujundatud digitahvli ja ka küsitlusi.
Selleks, et muuta koosoleku sisu, enne koosolekut, ava kalendris koosolek redigeerimise vaates, mida saad teha siis kui klõpsad hiirega koosoleku pealkirjal ja seejärel klõpsad avanevas hüpikaknas nupul Redigeeri
Avanevas koosoleku detailide vaates klõpsa koosoleku päises oleval menüüreal nuppu Vestlus, mis avab koosoleku tekstivestluse paneeli, mida saab kasutada nt. küsitluste loomiseks
Avanevas vestlusaknas saad lisada koosolekule küsimustikke, kui klõpsad lehe all ääres kolme punktikesega nuppu ja avanevas hüpikaknas valid Forms nimelise teenuse
Avanevas hüpikaknas saad luua kõsimustik, millele iga osaleja saab enda hääle anda ja kui küsimustik on valmis klõpsa nupul Salvesta
Peale salvestamist, kuvab Teams sinu jaoks küsitluse eelvaadet, mis võimaldab sul küsitlust veel muuta , klõpsates nupul Redigeeri. Kui oled küsimustiku välimusega rahul ja soovid selle koosoleku vaatesse lisada, klõpsa nupul Saada
Kui küsimustiku lisamine on õnnestunud, näed koosoleku vestlusaknas oma küsitlust alljärgnevalt
Jätkates ettevalmistus samuti siin vestlusaknas, vaatleme järgnevalt seda, kuidas saaksid eelkujundada koosoleku jaoks digitahvli. Olles vestluste vaates, klõpsa üleval paremas nurgas oleval nupul Liitu
Avanevas aknas lülita välja heli, klõpsates ikoonil Ära kasuta heli ja seejärel klõpsa nupul Liitu kohe
Avanevas aknas klõpsa paremas ülemises nurgas monitori ikoonil ja sellejärgselt avanenud hüpikaknas vali Microsoft Whiteboard
Whiteboardi käivitumisel küsitakse sinu käest ka seda Kas soovite esitada või koostööd teha? See säte on mõeldud selleks, et saaksid otsustada, kas tahvel on osalejatele ainult lugemiseks või kirjutamiseks. Ettevalmistamise jaoks soovitan valida võimalus Esita tahvlit. Redigeerida saate ainult teie ise ja seejärel klõpsata nupul Esita tahvlit
Peale valiku tegemist on sinu kästuses valge tahvel, millele saad joonistada, kirjutada ja lisada post-it märkmelehti ja kui redigeerimise lõpetad, võid koosolekult lahkuda, klõpsates paremas ülemises nurgas Lahku nuppu
Tavapärastes klassitundides on üsnagi levinud õppetöö viisiks rühmatöö. Rühmatöö on õppimise seisukohast vaadatuna üsnagi effektiivne meede, kuidas saame õpilasi motiveerida, arendada nende oskusi koostöö tegemisel, luua avatud suhtlus ja arendada kriitilist mõtlemist ja otsustusvõimet. Tänini oleme harjunud seda tegema füüsilises ruumis ja füüsiliste meeskondadena, kuid kuidas saaksime seda teha virtuaalses maailmas ?
MS Teams keskkonnas on loodud videokoosolekute juurde selleks eraldiseisev funktsionaalsus, mida inglise keeles nimetatakse Breakout rooms funktsionaalsuseks. Eesti keeles leiaks sellele funktsioonile võib-olla lähimaks vasteks eraldustuba, mis antud funktsionaalsust aitaks paremini selgitada.
Kuigi eraldustubasid on Teamsi videokoosolekute puhul võialik luua ka koosoleku ajal, leian et parim viis on neid ruume siiski teha koosoleku ettevalmistuse käigus.
Selleks, et lisada koosolekule eraldustoad, tuleks sul liituda valitud koosoleku videoruumiga soovitavalt enne koosoleku toimumist. Liitumiseks, klõpsa esmalt valitud koosoleku pealkirjal ja seejärel avanevas hüpikaknas klõpsa nupul Liitu
Avanevas aknas lülita välja heli klõpsates ikoonil Ära kasuta heli ja seejärel klõpsa nupul Liitu kohe
Eraldustubade funktsiooni leiad paremas ülemises nurgas klõpsates Kahe kastikese ikoonil
Avanevas hüpikaknas küsitakse sinu käest seda, kui palju eraldustubasid on vaja ja kuidas koosoleku osalejad rühmadesse jagatakse. Osalejate ruumidesse jagamiseks on kaks võimalust:
Automaaselt – Seda võimalust tasuks kasutada siis, kui koosolekul osaleb palju inimesi ja käsitsi haldamine rööviks väärtuslikku aega
Käsitsi – Seda võimalust tasuks kasutada siis, kui rühmad on väikesed või rühmadesse moodustamine toimub kindla loogika alusel
Kui oled seadistused määranud, klõpsa nupul Loo ruumid. NB! Koosoleku ettevalmistavas etapis ei ole võimalik eraldustubasid käivitada, selleks peavad ka osalejad koosolekuga liituma. Samuti ei ole võimalik ka käsitsi liikmete haldamise korral inimesi rühmadesse jagada, kui osalejaid pole.
Ettevalmistava tegevusena saab praeguses etapis veel eraldustubade nimed ümber nimetada ja samuti ka ruumisätteid muuta.
Kui kõik seadistused on ettevalmistava tegevusena tehtud, võid lahkuda koosolekult, klõpsates paremass ülemises nurgas nuppu Lahku
Kui videokoosoleku toimumise ajal soovid algatada rühmatööd ettevalmistatud eraldustubades, klõpsa videokoosoleku ruumis kastikestega ikoonil, mille leiad paremas ülemises nurgas.
Avanevas aknas näed eelnevalt ettevalmistatud eraldustubasid. Kui valisid eraldustubade liikmete määramise seadistuse käsitsi haldamiseks, ei saa eraldustubasid enne käivitada, kui osalejad on tubadesse määratud.
Liikmete tubadesse määramiseks navigeeri hiirega ikoonil Määrake osalejad, millel klõpsates avaneb nimistu koosolekul osalevate õppuritega
Osalejate määramiseks tubadesse, linnuta esmalt osalejad, keda soovid ühte ruumi paigutada, seejärel klõpas nupul Määra. Avanevas hüpikaknas vali tuba, valitud kasutajad suunatakse.
Kui osaljead on tubadesse määratud ja kätte on jõudnud aeg, rühmad eraldustubadesse saata, klõpsa nupul Käivita ruumid. Peale 10 sekundi möödumist algab rühmatöö ja kasutajad suunatakse ruumidesse.
Eraldustubade avatusest annab märku ka sõna Avatud, mis ilmub ruumide nimistus iga ruumi nime juures paremal.
Navigeerides hiirega ruumi nimele, tekib kolme punktikesega nupuke, mis võimaldab korraldajal ruumiga liituda.
Kui soovid enne ruumide sulgemist kõikidele eraldustubadele teavituse saata, klõpsa kolme punktikesega nupul rühmaruumide kastikese pealkirja juures ja seejärel vali Edastage teadaanne
Avanevas hüpikaknas sisesta sõnum ja klõpsa nupul Saatmine
Rühmatöö lõpetamiseks ja kõikide osalejate tagasikutsumiseks klõpsa nupul Sule ruumid,mille järgselt osalejad saavad teavituse, et 10 sekundi pärast suunatakse neid tavakoosolekule tagasi.
