Kas teadsid, et MS Teams toimib arvutis, tahvlis ja ka telefonis, olenemata sellest kas kasutada Windowsi, iOS või Androidi operatsioonisüsteemi.
Olenevalt seadmest ja viisist kuidas Teamsi kasutad pead arvestama sellega, et kõikides seadmetes ei ole Teamsi funktsionaalsus 100 % ühesugune. Allolevad pildid illustreerivad videokoosoleku funktsionaalsuse erisusi järgnevates stsenaariumites
Osaleja on liitunud koosolekuga oma sülearvutis, millele on paigaldatud Windowsi operatsioonisüsteem ja Teamsi klientrakendus seadmes, kuhu on installeeritud Teamsi rakendus;
Osaleja on liitunud koosolekuga oma sülearvutis, millele on paigaldatud Windowsi operatsioonisüsteem ja Teams on avatud veebisirvikus
Osaleja on liitunud koosolekuga oma telefonis, kuhu on paigaldatud Androidi operatsioonisüsteem ja Teamsi telefonirakendus.
Lisaks sellele pead arvestama sellega, et Teams, olles osa Office 365 pilveteenusest, täieneb praktiliselt iga kuu. Selleks, et uuendustega kursis olla tasub jälgida Teamsi uuendusi alljärgnevatel lehtedel:
MS Education Eesti kasutajate kommuun – Facebookis paiknev kasutajate grupp kus postitatakse infot Teamsi ja muude Office 365 rakenduste kohta, mis on suunatud haridustöötajatele. Leht on eesti keelne
Targad Lahendused koolidele – GT Tarkvara poolt loodud facebooki leht, kus on avaldatud veebiseminare Teamsi teemadel. Leht on eesti keelne
Kuna failide jagamine on olnud läbi aegade üks esimesi funktsioone, mille kaudu koostööd alustati, võimaldab ka MS Teams pilvekaustu enda rakenduses kasutada. Lisaks Onedrivele võimaldab Teams ka teisi pilvekaustu nt. Google Drive, Dropbox, ShareFile jms.
Selleks, et saaksid Teamsis OneDrive teenust kasutada, tuleb vasakpoolses menüüs käivitada Failid nimeline vaade.
Avanevas vaates klõpsa lingil OneDrive, mis avab sulle sinu personaalse OneDrive kausta.
Vaikimisi on Teams-i põhiliseks pilvesalvestusruumiks OneDrive, kuid vajutades nupul + Pilvesalvestusruumi lisamine, saad lisada ka teiste teenusepakkujate pilvesalvestusruume.
Google Drive lisamiseks, vali teenusepakkujate nimistust Google Drive
Avanevas aknas tuleb sisestada oma google konto kasutajatunnus ja klõpsata nupul Järgmine.
Seejärel sisesta enda konto parool ja vajuta nupul Sign in
Kui kasutaja on edukalt tuvastatud, tuleb nõustuda ka sellega, et Teams soovib pöörduda Google teenuste poole, selleks vajuta nuppu Allow
Lõpptulemuseks peaksid nägema oma Google Drive kontot ka MS Teams keskkonnas
Kuigi kalender, koosolekud, ülesanded ja nende üle arvestuse pidamine pärinevad pigem ärimaailmast ja on juurdunud sellesse keskkonda vahendina tulemuse effektiivistamiseks. Ei saa me tänapäeval neist töövahenditest enam üle ega ümber, sest ajajuhtimisest ja selle töövahenditest on saanud meie igapäeva lahutamatu osa.
Kuna MS Teams on samuti üks töövahend meeskonnatöö effektiivistamiseks, mille hulka kuuluvad kalender, videokoosolekud ja ülesanded, on aeg vaadelda nende funktsioonide olemust pisut lähemalt.
Selleks, et saaksid Teamsi rakenduses kalendrit kasutada, klõpsa Teamsi vasakpoolses menüüs nupul Kalender
Peale nupuvajutust avatakse sulle kalendri avavaade, mis vaikimisi vaatena näitab sinu kalenderplaani terve nädala lõikes. Kalendri avavaade võimaldab järgnevaid toiminguid:
Muuta vaadeldavat nädalat või päeva
Muuta vaade kas päeva, nädala või töönädala põhiseks
Luua virtuaalset koosolekut, mis toimub kohe nüüd ja praegu nn. välkkoosolek
Ajastatada koosolek
Luua otseendastussündmus (nt. virtuaalne klassiõhtu, virtuaalne aktus, virtuaalne seminar, vms.) NB! Vajab O365 A3 litsentsi
Välkkoosolek on koosoleku loomiseks kõige kiirem viis ja on mõeldud selleks, et saaksid luua koosoleku ilma kalendrisündmust loomata. Nupul vajutades avatakse sinu jaoks virtuaalne koosolekuruum, kuhu saad osalejad ise kohale kutsuda. See koosoleku loomise funktsioon on kiireim viis nüüd ja praegu toimuva koosoleku kokkukutsumiseks. Tavapraktikas kasutatakse seda meedet inimestega, kes töötavad sinuga samas organisatsioonis.
Välkkoosoleku käivitamisel kuvatakse sinu jaoks esmalt aken milles tuleb sul määrata koosoleku heli- ja videosätted
Klõpsates nupul Liitu kohe, avatakse virtuaalne koosolekuruum, millesesse saad inimesi kutsuma hakata.
Ajasta koosolek on koosoleku loomise funktsioon, mis on mõeldud tulevikus toimuvate koosolekute planeerimiseks. Selleks, et saaksid koosolekut planeerima hakata, klõpsa kalendri ülemises paremas nurgas nupul Uus Koosolek
Lisa pealkiri lahtris sisesta koosoleku pealkiri, mille abil leiad oma sündmuse kalendrist hiljem üles
Lisa nõutavad osalejad lahtris sisesta osalejad, kelle soovid koosolekule kutsuda. NB! koolis õppivate õpilaste või õpetajate kutsusmiseks piisab siin lahtris nende nimede sisestamisest. Organisatsioonist väljapool õppivate õpilaste või õpetajate kutsumiseks sisesta siin lahtris nende e-maili aadress.
Kuupäeva ja kellaaja lahtrites saad määrata koosoleku alguse ja lõpu kuupäevad ja kellaajad
Ei kordu lahtris saad sisestada ajagraafiku, kui soovid samade detailidega koosoleku muuta regulaarseks st. siin lahtris valikuid muutes on sul võimalik kopeerida koosoleku kutset oma kalendris mitmele päeval, kui valid siin lahtris, et koosolek peaks toimuma Iga nädal
Lisa kanal lahtris saad kiirvalikuna määrata ka Teamsi virtuaalse klassiruumi (töörühma), mille õpilased kutsutakse automaatselt koosolekule
Lisa asukoht lahtris siseesta aadress või ruum, kui soovid koosoleku korraldada füüsilises ruumis
Sisesta selle uue koosoleku üksikasjad lahtris sisesta koosoleku detailid, mida soovid koosoleku selgitamiseks juurde panna (nt. päevakava, asukoha täpsem selgitus, koosoleku ettevalmistamiseks vajalikud detailid
Kui oled kõik vajalikud koosoleku detailid vormile sisestanud, klõpsa nupul Saada
Kui koosoleku aeg kätte jõuab ja soovid sellega koosolekuga seotud virtuaalse koosolekuruumi avada, klõpsa esmalt kalendris toimuva koosoleku pealkirjal ja seejärel vajuta nupul Liitu
Ajastatud koosolekuga liitumisel kuvatakse sinu jaoks esmalt aken milles tuleb sul määrata koosoleku heli- ja videosätted
Peale helisätete määramist, avatakse sinu jaoks virtuaalne koosolekuruum. Kui koosolekuga liituvad õpilased või koolis mitte töötavad isikud, kuvatakse sulle tavaliselt liituvate isikute puhul teade “Kutsutu nimi” ootab ooteruumis. Selleks, et saaksid nendega rääkida, pead klõpsama nupul Võta vastu
Mis asi on Teamsis töörühm ? Definitsiooni järgi on töörühm mis tahes rühm inimesi, kes töötavad koos mingi ühise eesmärgi nimel (nt. müügimeeste töörühm, rühm teadlasi, rühm õpiasi, jne). Teamsi keskkonnas tuleb seda definitsiooni pisut täiendada ja võime siis öelda, et Teamsi töörühmaks peetakse virtuaalset koostööruumi, kus koondatakse kokku rühm inimesi, kes saavad vitruaalses keskkonnas ühist eesmärki järgida ja seda ellu viia.
Teamsi keskkonnas ei ole töörühmade arv piiratud ja praktikas on üsnagi tavaline see, et üks inimene kuulub Teamsis mitmesse töörühma. Suurettevõtete praktika näitab, et inimene osaleb aktiivselt ligi 5-10 töörühmas kuigi võib kuuluda 20-30 töörühma liikmete hulka.
Kuidas siis ikkagi Teamsi töörühmadega pihta hakata? Esmalt ava teams keskkonnas töörühmade vaade, mille leiad vasakpoolsest menüüreast klõpsates nupul Töörühmad
Peale nupuvajutust avatakse sulle töörühmade avavaade, mis kuvab sulle järgnevaid elemente:
Töörühmade nimistut, mille liikmeks oled määratud
Teamsi töörühma avaleht
Teamsi töörühma menüüd
Teamsi töörühma kanalite loetelu
Teamsi töörühma liitumise või loomise nuppu
Kui avad töörühmade vaate esimesel korral, võid näha töörühmade vaates alljärgnevat pilti. Tegemist on töörühmade avavaate ruudustikvaatega, mis toob sinu jaoks töörühmad ikoonide ruudustikuna. Kuna selles vaates puuduvad ka töörühmad, tähendab see seda, et sinu õigustes pole loodud ühtegi töörühma ja samuti ei ole sind ühegi töörühma liikmeks määratud.
Uue töörühma loomiseks navigeeri hiirega ikoonile Töörühma loomine ja klõpsa seejärel nupul Loo töörühm ja kui näed töörühmade avavaates töörühmade nimistut, klõpsa nupul Liitu või loo töörühm
Avanevas aknas saad valida seda, millist töörühma soovid luua. Sulle pakutavad valikud on järgnevad:
Klass – Tegemist on töörühma malliga, mis on mõeldud õppuritele nö. virtuaalse klassiruumina
Professionaalne õpikogukond – Tegemist on töörühma malliga, mis on mõeldud õpetajate vaheliseks koostööks ja tavaliselt koondab ühe õppeaine aineõpetajaid või õppenõukogu ainekavade välja töötamiseks
Töötajad – Tegemist on töörühma malliga, mis on mõeldud õppeasutuse töötajatele, asutuse juhtimiseks või koostöö tegemiseks
Muu – Tegemist on töörühma malliga, mis on mõeldud huviringidele, õpilasnõukogule, spordiringidele vms.
Alloleval pildil vaatleme virtuaalse klassiruumi loomist ja seetõttu tuleb klõpsata avanevas aknas Klass nimelisel ikoonil
Peale töörühma malli valikut, tuleb sul uues aknas sisestada töörühma nimi ja vajadusel saab lisada ka kirjelduse. Peale vormi täitmist klõpsa nupul Edasi
Töörühma liikmete määramiseks sisesta lahtrisse (Otsi õppureid) õpilase eesnimi ja kui süsteem pakub õppurit hupikaknas, klõpsa õppuri nimel
Kui õppur on lisatud, saad jätkata samas lahtris järgmise õppuri nime sisestamist ja tegevust tuleb sooritada seni, kui kõik õppuri nimed on selles lahtris loendatud.
NB! Kui kõik õppurid on eelnevas lahtris sisestatud, ära unusta klõpsata nupul Lisa
Kui õppurid on lisatud, peaksid nägema Teamsi keskkonnas alljärgnevat pilti ja jätkamiseks tuleb klõpsata nupul Sule
Kas mäletad, et MS Teams-i ülesehitus kandis eesmärki koondada kõik olulisemad O365 teenused ühte rakendusse ?
Kas mäletad ka seda, et MS Teamsi põhiline eesmärk oli meeskonnatöö toetamine?
Kas mäletad ka seda, et MS Teams funktsioonid on jaotatud kahte rolli: “Mina ja minu töövahendid” ja “Minu meeskond ja minu meeskonna töövahendid” ?
Kui need kolm küsimust nüüd omavahel kokku panna ja vaadelda Teamsi funktsionaalsusi pisut lähemalt võiks meie igapäeva töö alata MS Teams keskkonnas. Mida siis Teams tegelikult võimaldab:
Personaalset failide haldamist nii, et ühes rakenduses oleks koos kõik minu põhilised pilvekeskkonnad. MS Teams keskkond võimaldab mul linkida oma kasutajakontoga DropBoxi, Google Drive ja OneDrive pilvekaustad, mis võimaldab mul ühes rakenduses mugavat dokumendihaldust.
Teams keskkonnas on mul lihtsam oma personaalseid faile jagada ka oma meeskondadega. Seda funktsiooni kasutades saan ma loodud dokumente või õppematerjale hõlpsalt korduvkasutada.
Teamsi rakendus võimaldab mul distantsil suhelda nii koostööpartneritega, õpilastega kui ka juhtkonnaga. Saame teha videokoosolekuid, saame teha virtuaalset meeskonnatööd ja vajadusel saab salvestada ka veebiseminari, mida soovin oma õpilastele järelvaatamiseks salvestada.
Teamsi töörühmad võimaldavad mul luua e-koolitusi, teostada projektijuhtimist, luua kommuune ja ka huviringe, mis rikastavad asutust ja talletavad kogutud teadmusbaasi.
….
Teams on paindlik, loominguline ja iseteeninduslik töövahend. Ma saan Teamsi keskkonda kujundada oma soovide järgi. Kõik Teamsi olulisemad menüüpunktid on kohandatavad ilma tehnilise toeta. Töörühmi võib luua iseseisvalt ja samuti ka ligipääsude haldus on minu kontrolli all.
Teamsi võimalusi on küllaltki palju, et kõiki tema funktsioone koheselt hoomata suudaks. Kuna töörühmade loomine on Teamsis iseteeninduslik ja ka töörühmi, mis on sinu loodud, saad sa ka ise kustutada, on sul võimalik Teamsis luua personaalne töörühm. Personaalne töörühm on Teamsis üks tavaline töörühm, mida eristab tavapärasest vaid see, et sellele ei ole loomise hetkel lisatud ühtegi õppurit ega õpetajat.
Personaalne töörühm on see, mis aitab sul õpitud teadmisi kinnistada; mis aitab sul luua töörühma malli oma tulevastele töörühmadele; mis aitab luua õppematerjale, mida soovid korduvkasutada tulevastes õpperühmades; mis aitab sul enda jaoks läbi mängida ja kohandada Teamsi praktika, mis lihtsustaks su tulevast tööd
Personaalse töörühma loomiseks ava esmalt vasakpoolsest menüüst Töörühmad
Uue töörühma loomiseks navigeeri hiirega ikoonile Töörühma loomine ja klõpsa seejärel nupul Loo töörühm
Avanevas aknas vali töörühma liigiks Klass
Peale töörühma malli valikut, tuleb sul uues aknas sisestada töörühma nimi ja vajadusel saab lisada ka kirjelduse. Peale vormi täitmist klõpsa nupul Edasi
Töörühma liikmete määramise aknas klõpsa nupul Jäta vahele
Peale edukat töörühma loomist, peaksid nägema alljärgnevat vaadet enda Teams rakenduses.
Kui soovid personaalset töörühma kustutada, ava esmalt vasakpoolsest menüüst Töörühmad vaade
Töörühma kustutamiseks navigeeri hiirega oma personaalse töörühma ikoonil … nupul ja klõpsa avanevas menüüs nupul Kustuta töörühm
Kuna MS Teams võimaldab informatsiooni taaskasutust ja andmete kopeerimist on võimalik kasutada failide liigutamiseks OneDrivest personaalsesse töörühma ja vastupidi, saame luua Teamsi töörühmade juurde ka enda isikliku õpimapi. Selleks, et saaksid personaalset õpimappi looma hakata, vaatame esmalt lähemalt, kuidas toimib failide liigutamine OneDrivest Teamsi.
Selleks, et saaksid faile kopeerida personaalsesse töörühma läbi OneDrive klõpsa vasakpoolses menüüs Failid vaatel
Avanevas kaustade menüüs klõpsa OneDrive ikoonil
Avanevas failide loetelus klõpsa hiirega kopeeritava faili nime juures …nupul ja seejärel klõpsa nupul Kopeeri
Avanevas dialoogi aknas on sul võimalik valida sihtkohad, kuhu faili saab kopeerida, milledes üheks valikuks on Töörühmade ja kanalite sirvimine.
Klõpsates sellel valikul, kuvatakse sulle Teamsi töörühmad, kuhu saad faili kopeerida. Üheks valikutest on sinu personaalne töörühm. Sellel klõpsates saad falida asukoha, kuhu fail kopeeritakse ja valiku kinnitamisel klõpsa nupul Kopeeri.
Sarnast protseduuri saab kasutada ka vastupidi. Kasutades Teamsi kopeerimise funktsionaalsust on sul võimalus kujundada personaalsest töörühmast oma isiklik õppematerjalide varamu, mida siis tulevikus oma õppeainete puhul korduvkasutada. Allolev näide ilustreerib tegevusi, mida peaksid tegema siis, kui sooviksid personaalsest töörühmast faile kopeerida teisesste töörühmadesse.
Esmalt klõpsa Teamsi vasakpoolses menüüs Töörühmad vaatel.
Ava töörühmade nimistust personaalne töörühm klõpsates personaalse töörühma ikoonil.
Töörühma nagivatsioonireal ava Failid nimeline vaade ja otsi avanevas vaates kopeeritav fail
Kopeeritava faili leidmisel lohista hiir faili nime juurde, kuniks näed nime kõrval tekkimas kolme punktikesega nuppu (…), mille klõpsates näed valikut Kopeeri
Avanevas aknas, saad valida, kuhu sooviksid faili kopeerida. Seniks, kuni oled Töörühmade ja kanalite sirvimine jaotises, saad navigeerida kaustapuus kuni õige töörühmani, kasutades selleks noole kujulist nuppu. See nupp aitab sul kaustapuus liikuda kuni töörühmade loeteluni.
Kui leiad valitud sihtkohas samuti õige kausta, klõpsa toimingu lõpetamiseks Kopeeri nupul
Kas teadsid, et igas töörühmas on olems teadetetahvel, mille sisu on võimalik korduvkasutada ? Töörühmade teadetetahvel on leitav töörühmade postituste vaates.
Luues postituste vaates Uus vestlus, saad postituse kujundusvaates teavitust postitada mitmesse töörühma, klõpsates nupul Postita mitmesse kanalisse avaneb sulle vaade, mis võimaldab määrata sihtkohad, kuhu teavitus postitatakse.
Kasutades ära eelnevalt kirjeldatud funktsiooni, vaatleme pisut lähemalt, kuidas võiks toimida teadete edastamine personaalse töörühma kaudu. Selle funktsiooni kasutegur võiks seisneda selles, et saaksid ühe töörühma kaudu hallata kõikide klassiruumide teavitusi ja samas luua enda jaoks kuulutuste, teadete või postituste mallid, mida edaspidi kasutada.
Korduvkasutatava teavituse loomiseks ava esmalt oma personaalne tööruum klõpsates Teamsi vasakpoolses menüüs Töörühmad nimelisel nupul. Seejärel klõpsa Töörühmade nimistus enda personaalse töörühma ikoonil.
Avanevas vaates avab Teams vaikimisi koheselt personaalse töörühma postituste vaate, mistõttu saad koheselt uue teavituse lisamiseks klõpsata nupul Uus vestlus
Uue vestluse loomisel avab Teams sulle teavituse sisestamiseks tekstilahtri. Enne kui alustad oma teavituse trükkimist, klõpsa selle lahtri all olevat nuppu, millel on kujutatud suur A täht
Selle nupul vajutades saad määrata oma teavitusele teksti suurust, rõhutust, täpp- ja number loetelu jpm. kuid lisavalikuna leiad ka nupu Postita mitmesse kanalisse
Kui klõpsad sellel nupul, avaneb sulle täiendav lahter, mis võimaldab määrata, millistesse kanalitesse käesolev postitus edastatakse. Kui soovid lisada teise töörühma, kuhu postitus peaks kopeeruma, klõpsa nupul Vali kanalid
Avanev dialoogiaken, võimaldab sul linnutada täiendavate töörühmade kanalid, kuhu soovid postituse täiendavalt avaldada. Allolev pilt illustreerib näidet, kus soovisin postituse edastada ka “See on test” nimelisse töörühma ja tulemi saavutamiseks linnutasin ära kanali “Üldine”
Kinnitades valiku, klõpsates nupul Värskenda, suletakse aken ja naastes teavituse sisestusakna juurde, näen oma kinnitatud valikud teavitusteksti kohal ja saan asuda oma teavitusteksti loomise juurde.
Videokoosolekute korraldamine MS Teams rakenduses ei ole iseenesest keeruline, kuid hõlmab endas mõningaid nüansse, mida koosoleku korraldaja peaks teadma.
Käesolevas peatükis vaatleme veidike lähemalt, millistel viisidel on võimalik videokoosolek püsti panna, millised seadistusi võimaldab koosolek enne koosoleku alustamist ja milline on videokoosoleku hea tava. Täiendavalt vaatleme ka võimalusi, mida MS Teams pakub grupitööde korraldamiseks.
MS Teams keskkonnas on võimalik planeerida videokoosolekuid kahes kohas:
Kalendris, see on parim koht videokoosolekute planeerimiseks, kui oled korraldamas koosolekuid töörühmadele, üksikutele kolleegidele ja ka organisatsiooni välistele kasutajatele. Samuti on kalender lihtsaim ajaplaneerimise tööriist, kui oled harjunud kasutama Outlooki teenust
Töörühma ja kanali postituste vaates. See on lihtsaim asukoht, kui sinu töö eeldab meeskonnapõhist koostööd ja pead korraldama videokoosolekuid töörühmadele.
Kui õppeasutuses on kasutuses õpihalduskeskkond (nt. Moodle, E-Kool või Stuudium), on parim asukoht videokoosolekute planeerimiseks Teamsi kalender, sest kalendri kaudu on võimalik genereerida ka koosoleku link, mida siis õpihalduskeskkonda postitada. Miinuseks selle lahenduse juures on see, et koosoleku lingi genereerimiseks vajad personaalset töörühma. Kui sul personaalset töörühma pole, siis ei genereeri Teams sinu jaoks virtuaalset koosolekuruumi ja sellega seonduvat linki, mida saaksid õpihalduskeskkonda postitada.
Uue videokoosoleku loomiseks klõpsa avanevas vaates nupul Uus koosolek
Järgnevas aknas saad sisestada vajalikud koosoleku detailid. Kohustuslikeks väljadeks selles vaates on vaid koosoleku pealkiri, koosoleku algus, koosoleku lõpp ja lisa kanal
Koosoleku detailide sisestamise järgselt klõpsa nupul Saada
Kui koosoleku kutse on kalendrisse loodud, saad määrata täiendavad koosolekusuvandid, milleks on:
Ooteruumist möödujad – Ooteruum on virtuaalne puhkeruum, mis võtab õpilased vastu siis, kui nad koosolekuga peaksid liituma koosoleku ajast varem. Vaikimisi peab õpetaja kõik õpilased koosolekuga liitumiseks kinnitama. Enne kinnitamist ei saa õpilased koosolekuruumis kellegagi juttu rääkida.
Teavitused, mis tekivad siis kui keegi koosolekuga liitub või lahkub – See seadistus kuvab koosoleku ajal lühisõnumeid, kui keegi koosolekuga liitub või lahkub.
Kes saavad sisu esitada. Sisu esitamine koosolekul on säte, mis lubab kõigil osalejatel koosolekul oma ekraani jagada, powerpointi esitleda ja vaigistada mikrofoni. Kui soovid, et keegi sind koosoleku ajal ei segaks ja ei võtaks sinu ekraani jagamist üle, tuleks seda sätet muuta
Kes saavad tühistada mikrofoni vaigistuse – See seadistus annab sulle võimaluse kõikide osalejate mikrofonid välja lülitada ja koosoleku korraldajana saad anda rääkijale ise õiguse.
Koosoleku suvandite määramiseks tuleb sul esmalt koosoleku kutset redigeerida, mida saad teha kalendris, kui klõpsad hiirega koosoleku pealkirjal ja seejärel klõpsad avanevas hüpikaknas nupul Redigeeri
Koosoleku redigeerimisakna avamisel saab määrata koosolekusuvandeid klõpsates nupul Koosolekusuvandid
Koosoleku lingi saad kopeerida samuti kooesoleku redigeerimisaknas, klõpsates koosoleku kirjelduses oleval sõnal Koosolekuga liitumiseks klõpsa siinparempoolset hiirenuppu ja seejärel klõpsates nupul Kopeeri Link
